Functioneringsgesprek voeren? Doe het in de zomer!

Evy van Gool | HRM101 BV

De beste manier om het functioneren, het presteren, de werknemerstevredenheid en de arbeidsomstandigheden te bespreken en te verbeteren, is door structureel een gesprekscyclus te hanteren (zie ook HRM101 Tip #10).

Net voor of net na de zomer is dan doorgaans de tijd dat de functioneringsgesprekken worden gevoerd. In het functioneringsgesprek dat halverwege de gesprekscyclus wordt gevoerd kan de stand van zaken met betrekking tot de eerder opgestelde doelstellingen worden geëvalueerd. Ook wordt tijdens dit gesprek aan de werknemers de gelegenheid gegeven om andere voor hun belangrijke zaken bespreekbaar te maken.

Maar hoe pak je zo’n functioneringsgesprek als werkgever of leidinggevende dan aan?

Het functioneringsgesprek is meestal het tweede onderdeel binnen de gesprekscyclus omtrent het functioneren en beoordelen van werknemers. Aan het begin van het jaar worden doelen gesteld met betrekking tot het functioneren van werknemers voor het komende jaar in het doelstellingengesprek. Het functioneringsgesprek vindt daarna minimaal één keer per jaar plaats en wordt bij voorkeur net vóór of net na de zomer gevoerd (halverwege het beoordelingstijdvak dus). Het vormt de ideale gelegenheid om samen nog (positief) bij te sturen in de aanloop naar de beoordeling aan het einde van het jaar. Ons advies is om met eenieder een functioneringsgesprek te hebben gevoerd, in ieder geval vóór het einde van de zomervakantie.

Het voeren van een functioneringsgesprek is niet verplicht, maar het is wel ten zeerste aan te raden. Doelen kunnen bijvoorbeeld gedurende het jaar veranderen, of zelfs (door onvoorziene omstandigheden) helemaal niet meer van toepassing zijn. Ook kunnen er nog andere zaken spelen met betrekking tot het functioneren van de werknemer. Deze zaken kunnen in het functioneringsgesprek eveneens aan bod komen.

Zowel de leidinggevende als de werknemer bereiden het gesprek dan ook voor. Anders dan in het beoordelingsgesprek hebben beiden een actieve inbreng in het functioneringsgesprek. Het gesprek is dan ook een twee(richting)gesprek. Dit betekent dat het van belang is dat de werkgever of leidinggevende een meer afwachtende rol aanneemt, met een ietwat passieve(re) houding en weinig machtsafstand. Op deze manier nodig je de werknemer uit om zijn inbreng naar voren te brengen en zorg je voor een veilig en vertrouwd klimaat. Het is van belang dat de werknemer zich vrij voelt zijn eigen knelpunten en moeilijkheden naar voren te brengen en dat hij zich open durft te stellen om moeilijke zaken te bespreken.

De werkgever of leidinggevende zal goed moeten luisteren, doorvragen en regelmatig samenvatten wat er wordt gezegd in het gesprek.  Eventuele knelpunten die u als leidinggevende/werkgever zelf geconstateerd heeft, dienen ook echt besproken te worden. Daarbij is het van belang om kritiek of commentaar op een rustige en opbouwende manier naar voren te brengen, zodat de werknemer zich niet aangevallen voelt en samen gezocht kan worden naar een oplossing.

Bij het beëindigen van het functioneringsgesprek is het van belang om concrete afspraken te maken waaraan gewerkt kan worden. Deze afspraken zullen in het komende half jaar ook gemonitord worden en vormen later weer input voor het (eindejaars- of) beoordelingsgesprek.